Organisation et planification

    1. S’il s’agit d’une grande manifestation :
      •    créez un comité d’organisation
      •    établissez un organigramme
      •    préparez un cahier des charges de chaque fonction (responsable de projet, secrétariat, communication, sécurité, finances, ressources humaines, logistique)
    2. N’hésitez pas à demander conseil à des personnes ressources qui ont déjà de l’expérience dans le domaine.
    3. Choisissez une date en tenant compte des autres manifestations prévues dans la région.
    4. Vérifiez la disponibilité de la salle ou du lieu souhaité.
    5. Etablissez une liste des financements possibles (voir point 3.3).
    6. Etablissez un budget prévisionnel avec une estimation des dépenses et des recettes.
    7. Intégrez les aspects liés à la gestion durable (gestion des déchets).
    8. Etablissez une liste des tâches et déterminez les personnes chargées de les exécuter.
    9. Prévoyez le respect des délais (notamment pour les demandes d’autorisation).
    10. Planifiez des réunions de coordination du comité d’organisation à une fréquence régulière.
    11. Prévenez vos éventuels partenaires de la date et si nécessaire de l’évolution du projet.
    12. Préparez un plan de communication pour votre manifestation.
    13. Mobilité : identifier et évaluer les besoins en déplacement.
    14. Si la manifestation a lieu à l’extérieur, prévoyez des solutions de secours en cas d’intempérie ou de canicule.
       

    Obligations

    • Avoir une assurance responsabilité civile
    • Prévoir d’autres assurances en fonction de la nature de la manifestation (voir point assurances)
    • Demandes d’autorisation à faire au plus vite quitte à les compléter au fur et à mesure (cf. point demandes d'autorisations)
    • Prévoir le tri des déchets (cf. point gestion des déchets)